Защо Вашият бизнес се нуждае от вътрешен блог   Голям брой от малкия бизнес губи битката с технологиите   Пет причини да преминете към Windows 8   Как да поддържате офиса си организиран

Как да поддържате офиса си организиран

Има малко информация по въпроса – и някои доказателства не са съвсем ясни – но изглежда логично да се твърди, че един неорганизиран офис кара екипа му да прекарва голямо количество непродуктивно време.

Едно изследване на Brother показва, че служителите пилят средно 76 часа на човек годишно, търсейки изгубени неща по бюрото си. А преди години, NEC-Mitsubishi заявили, че разхвърляните бюра могат да предизвикат умствен и физически стрес, в резултат на ядосване заради бъркотията и в резултат на лоша поза по време на работа с всички тези боклуци наоколо.

Данните не са съвсем научни, но наличието на чиста и подредена работна среда със сигурност е добро решение за всеки малък бизнес. Дори и да не е по-добро заради собствения ви разсъдък, мислете за това от гледна точка на впечатлението, което правите на клиентите, които посещават офисите ви. Разхвърленият офис изпраща неприятен сигнал до посетителите „Аз върша кофти работа”.

Приемете детайлното водене на записки

Какво ще кажете за всички бележки, които си водите през деня? Безброй собственици на бизнес имат бележник след бележник, изпълнени със списъци с неща за вършене, идеи за продукти, бележки от срещи и други съпътстващи дейности, към които никога повече не се връщат. Вместо това, бележниците се трупат по бюра и шкафове, заемайки място и събирайки прах.

Вместо да трупате излишни боклуци по бюрото си, преминаването към цифровите технологии организира колекциите ви от важни мисли в нещо разбираемо и полезно. Evernote бързо се превърна в дефакто стандарта в индустрията за подобен вид задачи; специална версия на програмата за бизнес потребители, които искат да споделят информация с множество потребители трябва да се появи през декември. Феновете на Microsoft могат да предпочитат OneNote.

Не си падате по натискането на екран на смарт телефон? Използвайте приложение за запис на аудио, за да записвате съобщения. Освен това можете да използвате софтуер за диктуване като Dragon NaturallySpeaking, за да конвертирате мислите си в текст. Може да не е идеален, но и почеркът ви не е.

Организирайте цифровите папки и файлове

След като вече разполагате с огромно количество цифрови документи, какво да правите с тях? Компютърът ви трябва да е подреден като бюрото ви; в противен случай, просто сте преместили бъркотията от реалното във виртуалното пространство.

Хъб за зареждане като Bluelounge Sanctuary, може да намали хаоса. Започнете с работния плот. За много потребители, работният плот е изгубена земя на забравени приложения и случайни файлове от преди години. Организирайте мястото точно както бихте организирали и реално работно място: изтрийте приложенията, които не са ви необходими, изтрийте снимките на сладки котета, които сте сваляли от Facebook, и поставете останалите неща в отделни папки.

Папките Документи, Снимки на системата ви и други специфични за потребителя папки са най-доброто място да поставите информацията си, тъй като Windows е конфигуриран да индексира тези места при търсене. Папките трябва да следват естествена йерархия (като „Служители > 1099 Подизпълнители > Боб Смит” или „Финансови отчети > 2012”), и трябва да ги поддържате подредени, за да избегнете преглеждането на цялото им съдържание, за да откриете определена папка. Ако дадена папка стане прекалено голяма, разделете я на подпапки. И не забравяйте, колкото по-описателно е името на всеки файл, толкова по-лесно ще бъде да го откриете, когато ви трябва.

Страници: 1 2 All

Сподели:

Edno23 Favit Svejo Twitter Facebook Google Buzz Delicious Google Bookmarks Digg